Dokumente von Verstorbenen sicher aufbewahren: Tipps für mehr Struktur und Ordnung

Nach einem Todesfall sind viele Unterlagen erforderlich, um laufende Angelegenheiten zu regeln, Versicherungen zu kündigen, Verträge zu prüfen oder Erbschaftsfragen zu klären. Wer hier vorschnell sortiert und entsorgt, riskiert unangenehme Überraschungen – etwa dann, wenn das Finanzamt plötzlich Nachweise fordert oder die Rentenversicherung Unterlagen verlangt, um eine Witwenrente zu prüfen.

Besonders bei komplexeren Nachlässen, offenen Erbschaftsstreitigkeiten oder wenn Immobilien und Geschäftsanteile betroffen sind, können bestimmte Unterlagen noch viele Jahre später von Bedeutung sein. Deshalb ist es gut, sich rechtzeitig einen Überblick zu verschaffen.

• Testamente, Erbverträge und Vollmachten: Diese Dokumente sind für die Nachlassregelung notwendig und sollten dauerhaft aufbewahrt werden.
• Bankunterlagen, Kontoauszüge, Depotauszüge: Hier gelten in der Regel 10 Jahre Aufbewahrungspflicht.
• Versicherungsverträge/ Leistungsnachweise: Wichtig für Rückfragen zu Leistungen, Beiträgen oder Schadensregulierungen.
• Rentenunterlagen/ Rentenbescheide: Für Hinterbliebenenrenten oder Nachprüfungen wichtig – mindestens 10 Jahre aufheben.
• Lohnabrechnungen, Einkommensteuerbescheide: Diese solltest Du mindestens zehn Jahre aufheben – auch zur Klärung offener steuerlicher Fragen.
• Grundbuchauszüge, Kaufverträge, Notarunterlagen, Baupläne: Relevant bei Immobiliennachlässen und sollten dauerhaft aufgehoben werden.
• Unternehmensunterlagen: Hier gelten handels- und steuerrechtliche Fristen von bis zu zehn Jahren.

Diese Frage stellen sich viele Angehörige. Dabei gilt: Kontoauszüge von Verstorbenen solltest Du mindestens zehn Jahre aufbewahren. Das betrifft sowohl gedruckte als auch digitale Auszüge. Denn sowohl das Finanzamt als auch Gläubiger, Erben oder Sozialversicherungsträger können in dieser Zeit noch Auskünfte verlangen.

Hast Du als Erbe oder Nachlassverwalter Zugriff auf Onlinebanking-Daten, kannst Du sämtliche Kontoauszüge herunterladen und systematisch abspeichern. Am besten sortierst Du sie nach Jahren und Konten, damit Du bei Rückfragen schnell reagieren kannst. Alternativ kannst Du gedruckte Kontoauszüge auch sicher in einem Selfstorage bei auxbox verwahren.

Gerade nach einem Todesfall fällt es vielen schwer, Unterlagen auszusortieren. Doch nicht jedes Schriftstück muss auf ewig aufgehoben werden. Beginne damit, die Dokumente grob nach Kategorien zu ordnen. Innerhalb jeder Kategorie kannst Du dann gezielter prüfen, was gesetzlich aufbewahrt werden muss und was entsorgt werden darf.

Ein hilfreicher Tipp: Lege eine „Unklar“-Box an. Dort kommen alle Unterlagen hinein, bei denen Du Dir unsicher bist. So musst Du Dokumente nicht voreilig wegwerfen und kannst später in Ruhe entscheiden! Persönliche Briefe, doppelte Kopien oder alte Werbebroschüren hingegen können in den Papiermüll. Vertrauliche Dokumente solltest Du niemals achtlos entsorgen, sondern in den Aktenvernichter schieben!

1. Persönliche Dokumente: Hierzu zählen Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, Ausweiskopien, Führerschein, Impfpass, Mitgliedsausweise oder religiöse Dokumente.
2. Finanzunterlagen: Diese Kategorie umfasst Kontoauszüge, Kreditverträge, Darlehensverträge, Bürgschaften, Depotauszüge oder Kreditkartenabrechnungen. Auch Unterlagen zu bestehenden Schulden oder Vermögen sind hier sinnvoll eingeordnet.
3. Behördliche Unterlagen: Steuerbescheide, Lohnsteuerkarten, Bescheide von Ämtern oder Gerichtsschreiben gehören hierher. Diese Dokumente können für Erbschaftssteuerfragen, Nachforderungen oder Recherchen zur Sozialversicherung benötigt werden.
4. Versicherungsunterlagen: Bewahre Policen, Leistungsabrechnungen, Kündigungsbestätigungen und Schriftwechsel zu Lebensversicherungen, Hausrat, Haftpflicht oder Krankenversicherung sorgfältig auf.
5. Rechtliche Dokumente: Dazu zählen Testamente, Erbverträge, Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen oder notarielle Beglaubigungen.
6. Immobilien- und Eigentumsnachweise: Grundbuchauszüge, Baupläne, Kaufverträge, Übergabeprotokolle, Darlehensunterlagen oder Energieausweise können Jahre später noch benötigt werden.
7. Unternehmensunterlagen: Hierzu gehören Geschäftsberichte, Steuererklärungen, Rechnungen, Verträge mit Kunden oder Dienstleistern, Buchhaltungsunterlagen und Korrespondenz mit Behörden oder Geschäftspartnern.

Viele Unterlagen liegen heute nicht mehr auf Papier vor, sondern in E-Mail-Postfächern, auf USB-Sticks oder in Cloud-Diensten. Zuerst solltest Du alle Daten herunterladen, auf die Du Zugriff hast. Am besten speicherst Du die Dateien auf einem Stick oder einer externen Festplatte ab. So kannst Du später problemlos auf die Dateien zugreifen. Du kannst Dateien auch ausdrucken und mit den analogen Unterlagen gemeinsam im Selfstorage lagern. So bist Du auch bei technischen Ausfällen auf der sicheren Seite!

In einem Selfstorage kannst Du Unterlagen sicher aufbewahren und hast dennoch jederzeit Zugriff. Doch unsere Lagerboxen bei auxbox haben noch mehr Vorteile:

Sichere Lagerung: Papier ist empfindlich. Bei auxbox lagern Deine Dokumente trocken, staubfrei und geschützt.

Individuelle Zugänge: Du allein bestimmst, wer auf den Selfstorage Zugriff hat.

Flexible Laufzeit: Du entscheidest, wie lange Du den Storage brauchst – ohne langfristige Verpflichtungen.

Ob Kontoauszüge, Rentenunterlagen oder Steuerdokumente: Viele Dokumente musst Du über Jahre hinweg sichern.

Selfstorage ist die ideale Lösung, um Ordnung zu schaffen, Papierberge zu vermeiden und jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Unterlagen zu behalten. Bei auxbox haben wir Lagerboxen in unterschiedlichen Größen, sodass garantiert etwas für Dich dabei ist!