Akten aufbewahren – so lagerst du deine Akten datenschutzkonform und sicher
Im Laufe der Jahre sammelt sich so einiges an Akten, die aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht aussortiert werden dürfen. Aber wohin damit? Staubige Dachböden oder feuchte Garagen sind mit Sicherheit nicht der richtige Ort für die Aufbewahrung von Akten. Flächen, die aber sinnvoller als Büroraum genutzt werden sind – gerade in Ballungsräumen – zu teuer.
Akten aufbewahren in der auxbox
Exkurs - Aufbewahrungsfristen für Akten und Dokumente
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257, HGB) sowie in der Abgabenordnung (§ 147, AO) geregelt. Neben handelsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungsfristen gibt es auch branchen- oder anwendungsspezifische Pflichten von Dokumenten.
Die IHK bietet hierfür einen groben Überblick über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen.
So bleiben deine aufbewahrten Akten auch über die Dauer lesbar
In der Regel liegen die Aufbewahrungspflichten zwischen sechs und zehn Jahren. Damit die Dokumente auch über einen solchen langen Zeitraum leserlich bleiben, müssen sie besonders geschützt werden. Zu viel Tageslicht, eine zu hohe Luftfeuchtigkeit und zu große Temperaturschwankungen sind für die Akteneinlagerung ungeeignet. Durch zu viel Tageslicht oder auch Dauerbeleuchtung kann das Papier wegen der UV-Strahlung ausbleichen. Zu hohe Luftfeuchtigkeit und zu große Temperaturschwankungen können zu Schimmelbildung führen.
Die DIN ISO 11799 regelt die Aktenlagerung folgendermaßen:
- Die ideale Raumtemperatur zur Aktenlagerung liegt bei 8 – 16 Grad
- Die relative Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 45 und 55 Prozent bei einer Schwankungsbreite von +/- 3 % liegen
- Die klimatischen Verhältnisse sollten ständig überwacht und konstant gehalten werden
- Natürliches Tageslicht und Dauerbeleuchtung sollten vermieden werden, da die UV-Strahlen dem Papier schaden
- Am besten eignen sich also für das langfristige Aufbewahren von Akten dunkle Räume mit vorgenannten Klimaeigenschaften
Akten datenschutzkonform einlagern
Auch die Aktenaufbewahrung ist von der DSGVO (Art. 32 Abs. 1 lit. b) 4. Var. DSGVO) betroffen. Denn u.a. sind auch Akten, die personenbezogene Daten enthalten, zu archivieren. Im Gegensatz zu anderen sensiblen Akten, wie z.B. Buchhaltungsunterlagen, sind personenbezogene Daten nach Ablauf der maximalen gesetzlichen Aufbewahrungsdauer zu vernichten.
Wichtig bei der Lagerung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten ist außerdem, dass sie nur befugten Personen zugänglich sein dürfen. Personalunterlagen sind also getrennt von Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren, wenn die Tätigkeiten in diesen Bereichen von unterschiedlichen Personen im Unternehmen betreut werden.
Die Folgen bei der Nichteinhaltung von datenschutzkonformer Archivierung sind Bußgelder i.H.v. bis zu 20 Mio. Euro, bzw. bis zu 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Umsatzes, je nachdem welcher betrag höher ist. (Art. 83 Abs. 5 und Abs. 5 DSGVO)
Gründe für die Aufbewahrung deiner Akten in der auxbox
Wie in einem der oberen Abschnitte bereits beschrieben, sind Büroflächen zu teuer, um sie für die Lagerung von Akten zu verwenden, die du nicht ständig zur Hand haben musst. Gleichzeitig haben Büros nur selten die richtige Größe für deine Aktenlagerung. Die Folge: Viel bezahlte Fläche bleibt ungenutzt. Nun sind Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, zudem getrennt von anderen Dokumenten aufzubewahren. Auch diese Vorgabe kostet nochmal Fläche.
- In der auxbox hast du die Möglichkeit die Akten getrennt voneinander aufzubewahren und trotzdem keine ungenutzte Fläche zu bezahlen.
- Nimmt die Menge deiner gelagerten Akten im Laufe der Jahre zu, oder aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung ab, hast du die Möglichkeit deine Units auch während der Mietdauer an deine Bedürfnisse anzupassen.
- Unsere Units sind zudem temperiert und lassen sich gegen Aufpreis für mehr Sicherheit mit Feuchtigkeits- und Temperatursensoren ausstatten.
- Um deine eingelagerten Akten vor Unbefugten zu schützen bieten wir dir hohe Sicherheit durch einen chipgesteuerten, kontrollierten Zugang sowie eine Alarmanlage und eine Videoüberwachung.
- Als auxbox statten wir deine Units gegen einen Aufpreis gerne auch mit Regalen aus.
- Und wenn du nun doch innerhalb der Aufbewahrungsfrist nochmal an deine Dokumente musst, hast du in der Zeit von 6 – 22 Uhr selbstständigen Zutritt zu deinen Unterlagen.
Aktenlagerung Preise – so findest du einen Vergleichswert
Weiter oben haben wir ausführlich beschrieben, warum die Nutzung von Büroflächen zum Akten aufbewahren zu teuer ist. Nun möchtest du bestimmt einen Vergleichswert, um dich selbst davon zu überzeugen, dass das Mieten einer auxbox Selfstorage-Unit günstiger ist.
Mit unserem Konfigurator kannst du dir das ganz leicht selbst ausrechnen und bei Interesse direkt einen Besichtigungstermin vereinbaren.
Du bist dir unsicher und möchtest gerne erst noch ein paar Fragen persönlich klären? Kein Problem – unser auxbox Team freut sich über deine Kontaktaufnahme und berät dich gern!
Blogartikel: Self Storage Units
Blogartikel: Mietlager
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